SOSIALISASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI KALIMANTAN TIMUR

21 Juli 2022 Admin Website Kesekretariatan 5125

Samarinda – Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur melaksanakan kegiatan sosialisasi kearsipan di lingkungan Dinas Perhubungan dengan tema “ Tata Kelola Arsip Dinamis Aktif dan Arsip Inaktif Guna Terciptanya Tertib Sadar Arsip di Lingkungan Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur” yang bertempat di Hotel Horison Samarinda ( 20/07/2022).

Kegiatan sosialisasi ini di buka oleh Kepala Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur A.F.F. Sembiring, S.IP dengan di hadiri oleh pegawai Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur . Dalam sambutannya beliau memaparkan pentingnya kegiatan ini dan jangan meremehkan dalam mengelola arsip – arsip yang ada, agar arsip – arsip yang ada terkelola dengan baik.

Sebagai narasumber pertama oleh Dewi Susanti, SE, MM Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur. Beliau memaparkan pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara , pemerintah daerah , lembaga pendidikan , perusahaan , organisasi politik kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara . Adapun tujuan penyelenggaraan dari kearsipan yaitu menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah ; menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak – hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpecaya ; menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara ; menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.

Lalu sebagai narasumber kedua oleh Rachmadiana, AMD Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur beliau membahas berdasarkan fungsinya arsip terbagi menjadi dinamis dan statis, dinamis itu sendiri terbagi menjadi aktif dan inaktif. Lalu komposisi dari arsip yaitu 25 % frekuensi kegunaan informasi masih aktif (arsip aktif) , 30 % frekuensi kegunaan informasi sudah mulai berkurang/menurun ( arsip inaktif) , 35 % informasi sudah tidak bernilai guna lagi dan dapat dimusnahkan , 10 % informasi dapat di simpan dalam jangka yang lama (permanen / arsip statis). Selanjutnya syarat penyusunan klasifikasi arsip berdasarkan dengan di susun tugas dan fungsi organisasi , logis,sistematis, dan kronologis , sederhana , fleksible, luwes dan dapat mengikuti perkembangan (up to date) , berlaku umum dalam organisasi , menggunakan kode untuk mempermudah pengenalan kalsifikasi arsip, di susun secara berjenjang di mulai dari masalah pokok (primer) sub masalah ( sekunder) dan sub – sub masalah ( tersier).

(gta/ PRK/ 20/07/2022)